Privacy Beleid IngeConnect

IngeConnect hecht veel waarde aan jouw privacy. Dit privacy beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die door IngeConnect worden verzameld of verwerkt. We handelen in overeenstemming met de geldende weten regelgeving op het gebied van gegevensbescherming. IngeConnect neemt de nodige maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste vormen van verwerking van jouw persoonsgegevens te voorkomen.

Belanghebbenden
Dit privacy beleid geldt voor alle personen van wie IngeConnect persoonsgegevens verwerkt. Dit omvat klanten, (toe)leveranciers, potentiële klanten, websitebezoekers, ontvangers van nieuwsbrieven en andere relaties van IngeConnect.

Overzicht Gegevens, doeleinden & rechtsgrond
IngeConnect verwerkt enkel persoonsgegevens die door jou of andere (officiële) instanties zoals de Kamer van Koophandel aan IngeConnect zijn verstrekt. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt die voortvloeien uit jouw bezoek aan onze website. IngeConnect verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende wettelijke grondslagen, conform artikel 6 van de AVG:

Toestemming
Indien je toestemming hebt verleend, mag IngeConnect jouw persoonsgegevens verwerken. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn op het verzenden van nieuwsbrieven indien je nog geen klant van IngeConnect bent. Je hebt te allen tijde het recht om eerder verleende toestemming in te trekken.

Overeenkomst waarbij je partij bent
Als je IngeConnect een opdracht geeft dan verwerkt IngeConnect persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Wettelijke verplichting
IngeConnect is verplicht bepaalde persoonsgegevens te verwerken, informatie in te winnen en vast te leggen.

Gerechtvaardigd belang
IngeConnect mag eveneens persoonsgegevens verwerken indien zij (of een derde partij) hier een gerechtvaardigd belang bij heeft, mits deze verwerking geen onevenredige inbreuk maakt op jouw privacy. De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

Verwerkte Persoonsgegevens
IngeConnect verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de aard van de diensten en jouw relatie met IngeConnect:

• Contactgegevens: Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer.
• Financiële gegevens: Bankrekeningnummers, factuurgegevens.
• Gegevens in de communicatie: Informatie verkregen via e-mails, telefoon, of andere vormen van communicatie.
• Gegevens via websitebezoek: IP-adres, browserinformatie, locatie gegevens, informatie over jouw interactie met de website (pagina’s die je hebt bekeken, tijdstip van bezoek, etc.).
• Gegevens via nieuwsbrieven en commerciële e-mails: Of je een nieuwsbrief hebt geopend, welke links je hebt aangeklikt.
• Gegevens van openbare bronnen: Informatie van platforms zoals LinkedIn of andere openbare (zakelijke) websites en Kamer van Koophandel.

Doeleinden van de Verwerking
De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van Overeenkomsten
  Voor het leveren van virtual assistant diensten, zoals administratieve, organisatorische en ondersteunende werkzaamheden. Dit omvat o.a. facturatie, boekhouding, klantenbeheer en het bijhouden van gegevens in opdracht van de opdrachtgever. Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

• Administratie en Facturatie
  Het bijhouden van financiële gegevens, versturen van facturen, beheren van betalingen en verwerken van financiële transacties. Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

• Klantencommunicatie
  Het beantwoorden van vragen, verstrekken van informatie en onderhouden van contact met klanten via e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen. Rechtsgrond: Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

• Marketing en Nieuwsbrieven
  Het versturen van nieuwsbrieven of commerciële e-mails aan bestaande klanten of personen die toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van dergelijke communicatie. Rechtsgrond: Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) voor niet-klanten; Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) voor bestaande klanten.

• Websitebeheer en Analyse
  Het verbeteren van de gebruikservaring op de website, analyseren van bezoekgegevens en monitoren van prestaties van campagnes en advertenties. Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

• Klantenonderzoek en Feedback
  Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken en het analyseren van klantfeedback om de dienstverlening te verbeteren. Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Jouw rechten op een rij

• Jij hebt recht op inzage in jouw gegevens, wanneer jij dit wenst.
• Jij hebt recht op rectificatie. Zijn jouw gegevens onjuist of veranderd, geef het aan IngeConnect door.
• Jij hebt recht op het indienen van een klacht, wanneer jij een klacht hebt over de werkwijze ten aanzien van de AVG, dan kun je dat melden aan de autoriteit persoonsgegevens. Echter stelt IngeConnect het zeer op prijs wanneer jij een “datalek” ontdekt dat je dit aan haar doorgeeft. Op deze manier kan IngeConnect snel en adequaat optreden. Uiteraard zal IngeConnect hierbij ook rekening houden met de meldplicht van de autoriteit persoonsgegevens.
• Jij hebt recht op overdracht. Wanneer jij als klant besluit over te stappen naar een andere dienstverlener, zal IngeConnect de gegevens indien gewenst overdragen.
• Jij hebt het recht om IngeConnect een halt toe te roepen ten aanzien van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Wanneer jij dit wenst, ontvangt IngeConnect graag een verzoek per e-mail.

Derden & Buitenland
Uitgangspunt is dat persoonsgegevens niet worden gedeeld met derden. Als gegevens wel worden gedeeld, doet IngeConnect dit uitsluitend als je daar toestemming voor hebt gegeven, als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst die IngeConnect met je heeft, of als de wet dit van IngeConnect vraagt. Indien derde partijen een (deel van de) verwerking namens IngeConnect verrichten (zogenaamde (sub)verwerkers), zal IngeConnect met die partijen een (sub)verwerkersovereenkomst sluiten.
Bovendien schakelt IngeConnect alleen verwerkers in die afdoende garanties bieden en afdoende maatregelen treffen zodat de bescherming van de persoonsgegevens gewaarborgd zal zijn en de verwerking daarvan ook bij hen in overeenstemming is met de geldende weten regelgeving. IngeConnect houdt een overzicht van de door haar ingeschakelde (sub)verwerkers bij.

Jouw persoonsgegevens kunnen buiten de EU worden verwerkt, omdat bepaalde dienstverleners van IngeConnect in een land buiten de EU zijn gevestigd. Een voorbeeld hiervan is Microsoft. Ook kunnen jouw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten van Google Analytics, Facebook, Instagram en LinkedIn. IngeConnect treft de noodzakelijke en passende maatregelen om een gelijkwaardig beschermingsniveau te bieden ten aanzien van jouw gegevens.

Maatregelen & Bewaartermijnen
Omtrent de beveiliging van gegevens werkt IngeConnect binnen de gegeven wettelijke kaders, hierbij zal IngeConnect passende, technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of tegen enerlei vorm van onrechtmatige verwerking. In het kader van beveiligen zijn er o.a. de volgende maatregelen genomen:

• Encryptie van data;
• Beperkte inzage bevoegdheid binnen IngeConnect;
• Behandeling van data als zijnde vertrouwelijk;
• Indien het noodzakelijk is voor de dienstverlening (mits geen alternatieve mogelijkheid) volgt IngeConnect strikt het IngeConnect protocol ten aanzien van wachtwoorden;
• Versleutelde communicatie.

Bewaartermijnen

• Basisgegevens zoals facturen moeten op basis van de wet 7 jaar bewaard worden;
• Berichten via social media of e-mail worden in beginsel voor 1 jaar opgeslagen, m.u.v. gegevens die onderdeel zijn van hetgeen dat is overeengekomen, hiervoor geldt een bewaartermijn van 7 jaar.